Studi Kasus: Kapan Kustomisasi ERP Berharga Mahal vs Kapan Hanya Over-Charge

Overcharge Kustomisasi – Kalau Anda berkecimpung di dunia bisnis Indonesia, pasti pernah dengar cerita horor. Cerita soal proyek implementasi ERP (Enterprise Resource Planning) yang biayanya tiba-tiba bengkak tiga, empat, atau bahkan lima kali lipat dari anggaran awal. Saya jamin, Anda tidak sendirian.

Dan biasanya, biang keroknya selalu satu: “KUSTOMISASI”.

Mendengar kata ini dari vendor IT rasanya sudah seperti dapat vonis. Langsung terbayang tagihan bengkak, proyek molor, dan sistem yang akhirnya malah lebih ribet dari sebelumnya. Pusing, kan?

Nah, membahas biaya kustomisasi ERP memang pelik. Di satu sisi, bisnis kita mungkin punya proses unik yang jadi ‘rahasia dapur’ dan keunggulan kompetitif. Di sisi lain, gimana caranya kita tahu kalau biaya mahal yang kita bayar itu adalah investasi yang sepadan, dan bukan sekadar jebakan overcharge kustomisasi?

Artikel ini akan membedah tuntas—lengkap dengan studi kasus—kapan biaya custom ERP yang “mahal” itu memang “berharga”, dan kapan custom mahal itu sebetulnya cuma buang-buang uang.

Kesalahan Fatal Pertama: Menyamakan Konfigurasi dan Kustomisasi

Ini dia kesalahan fatal pertama. Kalau boleh jujur, banyak proyek ERP gagal total hanya karena salah paham soal dua kata ini. Biar gampang, saya pakai analogi mobil saja.

1. Konfigurasi (Itu Setting) Anggap saja Anda baru beli mobil. Anda pasti atur posisi kursi, setel spion, simpan stasiun radio favorit, dan atur suhu AC. Semua fitur itu sudah ada di mobil itu. Anda tinggal setting sesuai kenyamanan. Dalam dunia ERP, ini disebut konfigurasi. Ini aman, cepat, dan biasanya sudah termasuk dalam harga modul standar ERP.
2. Kustomisasi (Itu Coding/Modifikasi) Nah, ini beda. Ini seperti Anda minta pabriknya ganti mesin V6 standar dengan mesin jet tempur. Bisa? Mungkin saja. Tapi ini melibatkan perubahan kode sumber (source code) secara fundamental. Prosesnya pasti lama, sangat mahal, penuh risiko bug, dan yang paling fatal: garansi Anda hangus. Begitu pabrikan merilis update sistem keamanan baru, mesin jet Anda bisa jadi tidak kompatibel lagi.

Jebakan overcharge untuk kustomisasi sering kali bermula di sini. Misalnya, klien meminta fitur tertentu yang sebenarnya bisa mereka capai lewat konfigurasi sederhana saja. Namun, vendor – entah karena malas atau ingin terlihat ‘kreatif’ – langsung menjawab, “Oh, ini harus kustomisasi, Pak.” Padahal, tagihannya jauh lebih mahal ketimbang opsi konfigurasi biasa.

Studi Kasus 1: Kapan Kustomisasi ERP “Berharga Mahal” (Investasi ROI)

Tapi, jangan anti dulu sama kustomisasi. Ada saatnya kustomisasi yang mahal itu justru jadi investasi terbaik yang bisa Anda lakukan.

Kapan itu terjadi? Jawabannya jelas: Ketika kustomisasi itu menyentuh ‘rahasia dapur’ alias Keunggulan Kompetitif Inti (USP) bisnis Anda.

Saya selalu memegang teguh aturan emas ini: Anda harus memaksa proses standar, seperti Akuntansi, HR, dan Gudang, untuk mengikuti standar ERP sepenuhnya. Namun, hanya proses unik—yaitu USP milik Anda saja yang boleh Anda kustomisasi, dan itu pun jika memang benar-benar diperlukan.

Studi Kasus: Pabrik Batik di Pekalongan (Manufaktur)

Bayangkan sebuah pabrik batik tulis premium di Pekalongan. Proses bayar gaji atau catat utang-piutang mereka mungkin sama saja dengan pabrik lain. Mereka bisa pakai modul standar.

• Tapi, proses inti mereka adalah pelacakan motif custom, manajemen puluhan pengrajin (pembatik), dan kontrol kualitas multi-tahap yang super spesifik. Ini ‘rahasia dapur’ mereka.
• Jelas tidak ada ERP standar di dunia yang punya modul “Manajemen Pembatik Motif Sido Asih”.
• Keputusan: Mereka memutuskan melakukan kustomisasi mahal untuk membuat modul khusus pelacakan produksi batik tulis.
• Hasil: Kustomisasi ini “berharga mahal”. Kenapa? Karena modul ini secara langsung meningkatkan efisiensi produksi USP mereka, mengurangi kesalahan, dan mempercepat time-to-market untuk motif baru. Ini adalah investasi dengan ROI yang jelas.

Studi Kasus: Startup Logistik di Jakarta (Distribusi)

Contoh lagi: Sebuah startup logistik same-day delivery di Jakarta. Proses HR dan procurement mereka standar.

• Tapi, ‘jantung’ bisnis mereka adalah algoritma dispatch kurir yang harus real-time terhubung ke 1.000+ aplikasi kurir freelance dan GPS tracker.
• Modul distribusi ERP standar jelas tidak didesain untuk model gig economy yang dinamis.
• Keputusan: Mereka wajib menginvestasikan biaya custom ERP yang signifikan untuk membangun ‘jembatan’ API (middleware) kustom antara ERP (untuk finance) dan sistem dispatch internal mereka.
• Hasil: Ini “berharga mahal”. Tanpa kustomisasi ini, bisnis mereka mati. Jelas, kustomisasi ini adalah nyawa dari operasi mereka.

Studi Kasus 2: Kapan Kustomisasi Menjadi “Over-Charge” (Pemborosan)

Nah, sekarang kita masuk ke zona ‘bakar uang’. Kapan custom mahal itu cuma jadi pemborosan?

Jujur ya, ini jarang terjadi karena vendornya 100% niat nipu (walaupun ada). Jauh lebih sering, ini terjadi karena… ego.

Penyebab 1: Ego “Pokoknya Harus Sama Persis!” (Menolak Berubah)

Ini adalah penyebab pemborosan terbesar dan paling sering saya temui. Saya ingat banget dulu ada klien, seorang manajer keuangan senior di sebuah perusahaan manufaktur di Surabaya. Beliau bersikeras agar laporan laba rugi di sistem ERP baru harus sama persis titik-komanya dengan laporan Excel warisan 20 tahun lalu.

• Banyak perusahaan/PIC langsung menolak format ERP standar, padahal format tersebut sudah mengikuti best practice global.
• Vendor akhirnya (mungkin sambil menghela napas) menyanggupi permintaan custom report itu.
• Hasil: Perusahaan bayar puluhan juta hanya untuk membuat sistem miliaran rupiah meniru tampilan Excel jadul. Ini adalah overcharge kustomisasi murni. Klien membayar mahal hanya untuk kehilangan manfaat efisiensi dan standarisasi ERP itu sendiri. Parah, kan?

Penyebab 2: Scope Creep (Lingkup Proyek Melebar)

Ini musuh dalam selimut. Scope creep terjadi ketika klien terus-menerus meminta tambahan “fitur kecil” di tengah jalan.

• “Mas, bisa tambahkan tombol ini dong?”
• “Oh iya, lupa, bisa tarik data dari sistem absensi lama kita?”
• “Laporannya bisa ditambahi kolom X, Y, Z?”

Setiap ‘permintaan kecil’ ini adalah customization baru. Vendor, tentu saja, sah untuk menagih semua pekerjaan tambahan ini di luar kontrak awal. Klien kaget melihat tagihan akhir bengkak 200%. Klien merasa di-overcharge. Padahal, vendor cuma mengerjakan apa yang diminta.

Penyebab 3: Gap Analysis (Analisis Kesenjangan) Abal-abal

Ini terjadi kalau perusahaan tidak benar-benar tahu apa yang mereka butuh. Karena malas bikin PR (Pekerjaan Rumah) alias Gap Analysis (analisis kesenjangan) yang mendalam, mereka tidak tahu proses mana yang bisa pakai standar dan mana yang wajib kustom.

Hasilnya? Semua dianggap ‘unik’ dan minta di-custom. Ini adalah resep pasti untuk biaya custom ERP yang meledak tak terkendali.

Red Flags: Tanda-Tanda Anda Akan Terkena Overcharge Kustomisasi

Oke, jadi gimana cara ngeh (sadar) lebih awal kalau proyek kita mengarah ke pemborosan? Hati-hati kalau Anda dengar kalimat-kalimat ajaib ini dari vendor atau tim internal Anda:

1. Vendor Selalu Bilang “Bisa, Pak/Bu.” Vendor yang baik berperan sebagai konsultan. Mereka harus berani berkata, “Pak, permintaan itu memang bisa, tetapi kustomisasi tersebut sangat mahal. Karena itu, kami menyarankan agar proses bisnis Bapak menyesuaikan dengan sistem standar supaya jauh lebih efisien.” Sebaliknya, vendor yang hanya bertindak sebagai “Yes-Man” patut Anda waspadai, karena tagihannya bisa ikut-ikutan “Yes” juga.
2. SOW (Scope of Work) Tidak Rinci. Jika SOW Anda hanya menuliskan “Modul Finance” atau “Modul HR”, maka bersiaplah menghadapi masalah. Sebaliknya, SOW yang benar perlu merinci setiap proses bisnis yang termasuk maupun yang tidak termasuk dalam cakupan. Dengan begitu, semua pihak memahami batasan dan ruang lingkup proyek secara jelas.
3. Tidak Ada Pembicaraan Soal Update Masa Depan. Vendor tidak pernah membahas apa yang terjadi jika sistem di-update? Siapa yang akan menanggung biaya perbaikan kustomisasi yang “patah” akibat update itu nanti? Ini harus jelas di awal.
4. Vendor Menjual Reputasi, Bukan Solusi. Waspada kalau vendor lebih banyak jual ‘Kami ini vendor besar, reputasi kami bagus’ ketimbang jual solusi spesifik. Reputasi memang penting, tapi jangan sampai itu dijadikan tameng untuk overprice.

Strategi Cerdas Menghindari Jebakan Biaya Custom ERP

Oke, cukup cerita horornya. Gimana strategi cerdasnya biar kita dapat kustomisasi yang “berharga” dan buang yang “over-charge”?

1. Jadikan Gap Analysis sebagai Kitab Suci Anda

Serius. Sebelum panggil vendor, lakukan Gap Analysis internal yang brutal. Kumpulkan semua kepala departemen. Petakan semua proses bisnis Anda. Bagi menjadi tiga kategori:

• WAJIB Standar (Hijau): Proses yang akan kita ubah mengikuti alur ERP (misal: cara input PO).
• WAJIB Kustom (Merah): Proses USP yang tidak bisa ditawar (misal: algoritma diskon unik Anda).
• Nice-to-Have (Kuning): Fitur yang keren tapi bisa ditunda (misal: laporan warna-warni).

2. “Kunci” Semuanya di SOW (Scope of Work)

SOW adalah kontrak hukum Anda. Pastikan semua daftar “Merah” (Wajib Kustom) dan “Hijau” (Wajib Standar) dari Gap Analysis Anda tertulis rinci di SOW. Semua yang di luar itu (daftar “Kuning”) harus masuk change request berbayar nanti saja.

3. Pahami TCO (Total Cost of Ownership)

Biaya kustomisasi ERP bukan cuma biaya pembuatannya. Biaya terbesarnya adalah maintenance seumur hidup. Setiap kali ERP Anda di-update, kustomisasi Anda berisiko rusak dan harus diperbaiki. Ini adalah biaya tersembunyi yang vendor jarang sebutkan.

4. Hitung Nilai Wajar

Jangan hanya terima harga bulat-bulat. Coba pahami formula nilai wajar sebuah aplikasi. Jika kustomisasi A memakan 100 jam kerja developer ahli, wajar jika biayanya mahal. Tapi jika vendor menagih 100 jam untuk pekerjaan yang sebenarnya bisa Anda konfigurasi hanya dalam 5 menit, maka vendor tersebut jelas sedang melakukan overcharge.

5. Pilih Vendor yang Jujur, Bukan yang Paling Nurut

Pilih mitra implementasi yang berani berdebat dengan Anda. Vendor yang baik akan menantang proses bisnis Anda yang tidak efisien. Vendor yang buruk (atau yang ‘kreatif’ tadi) akan meng-iyakan semua keinginan Anda—karena itu berarti lebih banyak tagihan kustomisasi untuk mereka.

Kesimpulan: Kustomisasi Adalah Alat, Bukan Tujuan

Jadi, kesimpulannya sederhana. Kapan custom mahal itu ‘berharga’? Jawabannya: Saat itu adalah investasi terencana (lewat Gap Analysis) pada ‘rahasia dapur’ (USP) Anda, dan ROI-nya jelas terukur.

Lalu, kapan itu menjadi “over-charge”? Jawabannya: Saat kustomisasi itu adalah hasil dari ego (‘pokoknya harus sama’), malas (tidak mau ubah proses bisnis lama yang tidak efisien), atau perencanaan buruk (scope creep).

Kustomisasi adalah alat yang sangat kuat, tapi juga pisau bermata dua. Gunakan dengan bijak. Jangan membayar mahal untuk sesuatu yang seharusnya bisa Anda dapatkan dari harga modul standar ERP melalui konfigurasi sederhana.

FAQ (Pertanyaan Seputar Overcharge Kustomisasi)

1. Berapa rata-rata biaya kustomisasi ERP di Indonesia? Wah, pertanyaan ini memang sulit dijawab dengan angka pasti. Namun, biaya kustomisasi ERP sangat bervariasi, mulai dari puluhan juta hingga miliaran rupiah. Alih-alih menghitung per modul, perusahaan biasanya menentukan biaya berdasarkan man-days, yaitu jumlah hari kerja developer atau konsultan ahli. Selain itu, semakin kompleks perubahan kode yang dibutuhkan, maka semakin tinggi pula biayanya.
2. Apakah harga modul standar ERP sudah termasuk konfigurasi? Umumnya, iya. Vendor ERP biasanya menetapkan harga modul standar yang sudah mencakup lisensi serta jasa konfigurasi dasar, misalnya pengaturan alur persetujuan atau Chart of Accounts. Namun, ketika perusahaan membutuhkan kustomisasi berupa perubahan kode, vendor hampir selalu menambahkan biaya tambahan di luar paket standar.
3. Lebih baik mana, kustomisasi ERP atau mengubah proses bisnis saya? Jujur? 90% jawabannya: lebih baik ubah proses bisnis Anda. Sistem ERP modern itu dibuat berdasarkan best practice dari ribuan perusahaan. Mengikuti alur standar biasanya jauh lebih efisien dalam jangka panjang. Kustomisasi sebaiknya hanya untuk 10% proses Anda yang benar-benar unik dan jadi sumber keunggulan kompetitif.
4. Bagaimana jika saya curiga vendor melakukan overcharge kustomisasi? Langkah pertama, langsung tinjau SOW (Scope of Work) Anda. Apakah vendor menagih pekerjaan yang memang tercantum dalam SOW awal, atau justru menambahkan pekerjaan di luar cakupan? Kalau tidak, apakah Anda pernah menyetujui Change Request (CR) tertulis untuk tambahan pekerjaan itu? Jika tidak ada di kedua dokumen itu, Anda punya dasar kuat untuk bernegosiasi.
5. Kapan custom mahal itu pasti diperlukan? Biasanya saat Anda butuh integrasi dengan sistem legacy (sistem tua) yang sangat unik, atau saat Anda memiliki proses bisnis inti (USP) yang tidak mungkin ditiru dan tidak ada di ERP manapun. Misalnya, formula perhitungan komisi yang super rumit atau algoritma penjadwalan manufaktur yang sangat spesifik.